Pidä hyvä palaveri, älä pidä pahaa palaveria

Image: Ambro / freeDigitalPhotos.net

Helsingin sanomissa oli 18.3. juttu siitä, miten huonosti suunnitetu palaveri voi olla vain ihmisten arvokkaan ajan haaskaamista.
 Aikaisemmin keväällä julkaistussa  Työväen teatteri-pamfletissa  Jyrki Lehtola kirjoitti kuinka kaksi minuuttia on mahdollista levittää tunniksi ja kymmenen ihmistä kutsutaan paikalle sopimaan asiasta, jonka kaksi ihmistä olisivat hoitaneet puhelimitse.


Sovelton toimitusjohtaja Sanna Varpukari-Anttilan mukaan noin kymmenen prosenttia valkokaulustyöläisten viikoista kuluu palavereissa, monella ihmisillä yli viisi tuntia viikossa. Joissakin kyselyissä kaksi kolmasosaa konttorityöläisistä on sanonut pitävänsä palavereja hyödyttöminä. Palaverit vaatisivat Varpukari-Anttilan mukaan selkeyttämistä, jotta niistä saataisiin maksimihyöty irti. Ne tulisivat perustella, alustaa, roolittaa ja aikatauluttaa.

Työterveyslaitoksen konsultti Jalmari Heikkosen mukaan kokouksissa puheenjohtajan olisi annettava kaikille mahdollisuus ottaa kantaa, ideoida ja kyseenalaistaa. Ketään ei saa tyrmätä. Omat kannanotot tulisi esittää rakentavasti ja selkeästi. Tärkeää olisi myös puhua kokouksissa, eikä niiden jälkeen.


Ohessa Sanna Varpukari-Anttilan,  Liikkeenjohdon konsultin Susanna Stenforsin ja Jalmari Heikkosen neuvoista laadittu lista huonojen ja hyvien palaverien aineksista.


Ei näin:

• Palaveria ei valmistella etukäteen: siltä puuttuu selkeä tavoite ja muoto.
• Ennalta ei tiedetä, onko tarkoitus päättää asioista.Osallistujat astuvat arvoitukselliseen tilaan. "Nomadit" tulevat ja menevät kesken palaverin. "Turistit" eivät tiedä, mitä paikalla tapahtuu.
• Yhteiset pelisäännöt puuttuvat, osallistujat eivät ymmärrä roolejaan, puheenjohtaja ei osaa johtaa puhetta.
• Palaveri alkaa ja loppuu miten sattuu ja vatkaa rönsyillen aiheesta toiseen.
• Paikalla on liikaa ihmisiä, riitely sallitaan, esimies näyttää puolueellisuutensa. Jos pomo paljastaa kantansa liian aikaisin, keskustelu ja ideointi voi kuolla alkuunsa.
• Huono palaveri typistyy yksisuuntaiseksi tiedotustilaisuudeksi, jossa ei tehdä päätöksiä eikä jaeta tehtäviä.

Vaan näin!

• Kokoontumisella on selkeä ylöskirjattu tavoite. Osallistujat tietävät, onko meneillään palaveri, kokous, tiedotustilaisuus vai workshop, ja onko aikomus päättää, suunnitella vai ideoida.
• Aikataulu pitää ja siinä pysymistä auttaa, että asiat on valmisteltu ennakkoon ja osallistujat ovat tutustuneet valmisteltuihin asioihin.
• Jos on tarkoitus tehdä päätöksiä, paikalla on ihmisiä, joilla on valtuus tehdä päätöksiä.
• Puheenjohtaja on osallistuva, kuunteleva ja sopivan jämäkkä. Kaikilla on tilaisuus ottaa kantaa, ideoida ja kyseenalaistaa. Pyritään aidosti löytämään hyviä ratkaisuja.
• Sovitaan toimenpiteet, vastuut ja aikataulut. Päätöksiä tai muita tuloksia seurataan.

Ps. Kaarinan kaupunki viettää palaveritonta viikkoa viikolla 14, jolloin kaupungin henkilökunta voi keskittyä kokonaan perustyöhönsä käymättä yhdessäkään palaverissa. (Lähde TS. 29.3.2012)

Lähde: Helsingin sanomat 18.3.2012


Oheislukemista: Claire Fay: Kokousmuistio (kieli poskella laadittu valkokaulustyöläisten puuhakirja, jolla saa ajan kulumaan nopeammin jonninjoutaviksi parjatuissa palavereissa).
Ei kirjaston kokoelmissa.

Lähetti Marie